敢给导师发这样的邮件？你死定了~
无论新生老生
在国外不得不习惯和应对的一件事
就是给导师发邮件
无论是咨询论文要求，疑问需要解惑，寻求帮助
等等
都逃脱不开和导师进行沟通
而在国外最最主流的方式还是发英文邮件~
但是
到底怎么和导师发邮件？
谈什么内容？
该怎么说？
有什么注意事项?
会不会被打回？
有什么格式要求？
你知道吗？
很多人说不定哪怕毕业了都还没搞清楚~
可基本的英文邮件礼仪
无论是在日常交流还是在以后的工作生活中
都是非常有必要掌握的“常识”
那么，接下来我们就要来
小白零基础级别的科普
从头给你讲讲
给导师发邮件的基本“常识”
今天先为大家说说
给导师的邮件能发什么内容
（注意看好喽，不是什么问题都适合在邮件里谈）
1
什么内容适合用邮件沟通？
首先，要搞清楚，什么内容适合用邮件沟通，什么不合适~
邮件作为一种沟通方式，虽然回复方便，但邮件并不是及时的通讯方式，所以并不是所有的交流都适合通过邮件进行。
像以下情况，就适合发邮件：
1.电话难联系上，不方便见面。比如，不在一个国家地区（可能不同时区），经常外出。
2.沟通的内容并不是很紧急。对于很多人来说，查看电子邮件是工作的一部分，也就是非工作时间，可能就不看邮件了，有可能一封邮件几天后才能收到回复。
3.需要发送电子文件，例如课程文档，表格或论文草稿。
4.快速分发信息和通知。 例如，需要发送给整个办公室员工的备忘录
5、需要书面通信记录。如果您需要回顾某人在之前的消息中所说的内容，提供某种证据（例如，产品付款证明）或查看重要会议的内容，则保存重要的电子邮件会很有帮助。
邮件适合做些简单明确的内容的回复与沟通，那么对于我们来说，你合适和导师沟通下列问题：
像下列问题就可以通过邮件沟通：
1.Clarification on dates and deadlines
明确交作业的期限和截止日期。
2.Clarification on assignment or reading requirements
明确作业要求和阅读要求。
3.Scheduling a meeting or office hours visit
预约办公室见面的时间。
4.Responding to an email from your professor that requires a response
回复老师发送的邮件。
2
什么不适合用邮件沟通？
那说完，邮件适合沟通的内容，我们就要说说，什么事情不适合通过邮件沟通：
下列情况就不适合用邮件沟通：
1.内容冗长复杂，需要详细的探讨的，最好是当面交流。比如如果你希望你的教授能对你的疑惑进行详细的讲解，而不是只是说个答案的时候，你就最好和导师约下时间。
2.高度机密的内容不适合在邮件里说的。
邮件绝对不是隐私机密的。请注意，您的消息可能会在您不知情的情况下转发给其他人。电子邮件的备份副本始终存储在服务器上，即使您已删除邮件并认为邮件已永久消失，也可由相关方轻松检索。（希拉里的邮件门）
3.冲动下写的邮件。如果你不愿意对某人说些什么，请不要在电子邮件中写下来。避免冲动的语气和话语引起误解和误会。
邮件一经发送没法撤回！
邮件一经发送没法撤回！
邮件一经发送没法撤回！
重要的事情说三遍！
只要你把邮件发过去，对方就可以凭借邮件为所欲为~
*可能国内某些邮箱可以撤回，但也是少数而且有信息留存
而不适合邮件沟通需要当面谈的事，你可以选择的是，在邮件里先和导师预约好时间。
以下这些情况，适合亲自找老师面对面沟通：
Going over an exam or a paper
查看你的试卷和论文
Discussing your grade
讨论你的成绩
Working through practice problems
解决实践中的问题
In-depth questions about course content
关于课程内容的深入探讨。
3
你的邮件面向的是谁？
面向的人不同，写信的内容讲究也不同。
比如，写给朋友的电子邮件，就只是一种快速和非正式的沟通形式 – 一种说“你好”或提出快速问题的方式。
但是，像商务上的来往信函就不是如此了。这时候的电子邮件就是传输正式信件的一种更方便的方式。如果以随意的口气和不正式的方式对待，就会被人是不礼貌以及不专业的。
我们给教授发的邮件肯定是很正式的。
举例
不能这样发给教授：
Hey Joan,
Do you know what the assignment is about? Can U help me?
M
嘿，琼，
你知道这个作业是关于什么的吗？你能帮我吗？
M
分析：
这封信你肯定只能发送给你的朋友而不是你的教授。
一方面，是封信的语气太过于紧密，基调太随意不正式。
其次，内容太过于模糊，到底是什么课程？什么作业？都没有说明。
再就是，就像是对话一样的口气，其实不适合放在邮件里。因为邮件并不像及时对话可以及时回复。
那你要怎么做比较合适呢？
给教授发邮件的小tips：
1.使用您的学校电子邮件地址。也就是用学校的邮箱给老师发消息。
2.使用主题栏，对你的目的进行简要的概括和描述。例如“关于讲座的问题”并包括课程编号。避免提出要求，例如“需要立即响应”。
3.使用称呼，最安全的称呼方式是 “Dear Professor Jones.” 避免教授是否拥有博士学位的问题也避免太过随意(e.g., “Hey Professor”).。
4.简明扼要的正文，邮件里的信息应该清晰，有条理，简洁。
5、检查大写，标点以及拼写错误。想传达一个认真的学生的形象，就不要犯马虎。
6、及时的回复以及感谢。如果您的教授回复您的电子邮件，发送讲义或同意撰写参考文献，请务必在回复中表示感谢。
7、注意一旦发送不可撤回。一旦你发送后就不能撤回。一旦你的教授接收成功就能看到并可任意使用（比如将它转发给其他人）。学校的服务器是保存着所有已发送的电子邮件。
也请你务必注意下列问题：
给教授发邮件要避免的事：
1.不要不检查就直接发送邮件。邮件里存在低级错误是很难堪的事情。请一定要校对大小写，拼写以及标点符号。
2.不要问可以找到答案的问题。
在询问有关作业，截止日期或课程政策的问题之前，请参阅课程大纲以及您在课堂上或Sakai学习的任何课程材料，看看您是否能在那里找到答案。
3.不要指望立即做出回应。教授的工作时间安排都不一样。但二十四小时是商务电子邮件回复的标准回应时限。一般也就是这样时间内，教授会进行回复。
4.不要抱怨。如果你对成绩或课程政策有困惑，通常最好的方式是亲自去找教授交流。
如果您决定通过发送电子邮件表达自己的忧虑，请不要立即发送电子邮件。等待至少一个小时，再次阅读以检查你的表达语气，或者请朋友阅读，让他给你一个反馈，之后再决定是否发送邮件。
好啦
今天的分享就到这啦
关于和导师写邮件能写什么不能写什么？
你清楚了吗？
下一次
我们再来详细说说邮件的格式，写作细节
敬请期待哦~
ref：https://learningcenter.unc.edu/tips-and-tools/emailing-professors/
https://writingcenter.unc.edu/tips-and-tools/effective-e-mail-communication/
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我是小E
有用的知识也是有趣的
原文始发于微信公众号（EasyGPA学园）：敢给导师发这样的邮件？你死定了~