敢给导师发这样的邮件?你死定了~


无论新生老生

在国外不得不习惯和应对的一件事

就是给导师发邮件

无论是咨询论文要求,疑问需要解惑,寻求帮助

等等

都逃脱不开和导师进行沟通

而在国外最最主流的方式还是发英文邮件~

敢给导师发这样的邮件?你死定了~

但是

到底怎么和导师发邮件?

谈什么内容?

该怎么说?

有什么注意事项?

会不会被打回?

有什么格式要求?

你知道吗?

敢给导师发这样的邮件?你死定了~

很多人说不定哪怕毕业了都还没搞清楚~

敢给导师发这样的邮件?你死定了~

可基本的英文邮件礼仪

无论是在日常交流还是在以后的工作生活中

都是非常有必要掌握的“常识”

敢给导师发这样的邮件?你死定了~

那么,接下来我们就要来

小白零基础级别的科普

从头给你讲讲

给导师发邮件的基本“常识”

今天先为大家说说

给导师的邮件能发什么内容

(注意看好喽,不是什么问题都适合在邮件里谈)

1

什么内容适合用邮件沟通?

敢给导师发这样的邮件?你死定了~

首先,要搞清楚,什么内容适合用邮件沟通,什么不合适~

邮件作为一种沟通方式,虽然回复方便,但邮件并不是及时的通讯方式,所以并不是所有的交流都适合通过邮件进行。

像以下情况,就适合发邮件:

1.电话难联系上,不方便见面。比如,不在一个国家地区(可能不同时区),经常外出。

2.沟通的内容并不是很紧急。对于很多人来说,查看电子邮件是工作的一部分,也就是非工作时间,可能就不看邮件了,有可能一封邮件几天后才能收到回复。

3.需要发送电子文件,例如课程文档,表格或论文草稿。

4.快速分发信息和通知。 例如,需要发送给整个办公室员工的备忘录

5、需要书面通信记录。如果您需要回顾某人在之前的消息中所说的内容,提供某种证据(例如,产品付款证明)或查看重要会议的内容,则保存重要的电子邮件会很有帮助。

敢给导师发这样的邮件?你死定了~

邮件适合做些简单明确的内容的回复与沟通,那么对于我们来说,你合适和导师沟通下列问题:

像下列问题就可以通过邮件沟通:

1.Clarification on dates and deadlines

明确交作业的期限和截止日期。

2.Clarification on assignment or reading requirements

明确作业要求和阅读要求。

3.Scheduling a meeting or office hours visit

预约办公室见面的时间。

4.Responding to an email from your professor that requires a response

回复老师发送的邮件。

2

什么不适合用邮件沟通?

敢给导师发这样的邮件?你死定了~

那说完,邮件适合沟通的内容,我们就要说说,什么事情不适合通过邮件沟通:

下列情况就不适合用邮件沟通:

1.内容冗长复杂,需要详细的探讨的,最好是当面交流。比如如果你希望你的教授能对你的疑惑进行详细的讲解,而不是只是说个答案的时候,你就最好和导师约下时间。

2.高度机密的内容不适合在邮件里说的。

邮件绝对不是隐私机密的。请注意,您的消息可能会在您不知情的情况下转发给其他人。电子邮件的备份副本始终存储在服务器上,即使您已删除邮件并认为邮件已永久消失,也可由相关方轻松检索。(希拉里的邮件门)

3.冲动下写的邮件。如果你不愿意对某人说些什么,请不要在电子邮件中写下来避免冲动的语气和话语引起误解和误会。

邮件一经发送没法撤回!

邮件一经发送没法撤回!

邮件一经发送没法撤回!

重要的事情说三遍!

只要你把邮件发过去,对方就可以凭借邮件为所欲为~

*可能国内某些邮箱可以撤回,但也是少数而且有信息留存

敢给导师发这样的邮件?你死定了~

而不适合邮件沟通需要当面谈的事,你可以选择的是,在邮件里先和导师预约好时间。

以下这些情况,适合亲自找老师面对面沟通:

Going over an exam or a paper

查看你的试卷和论文

Discussing your grade

讨论你的成绩

Working through practice problems

解决实践中的问题

In-depth questions about course content

关于课程内容的深入探讨。

3

你的邮件面向的是谁?

面向的人不同,写信的内容讲究也不同。

比如,写给朋友的电子邮件,就只是一种快速和非正式的沟通形式 – 一种说“你好”或提出快速问题的方式。

但是,像商务上的来往信函就不是如此了。这时候的电子邮件就是传输正式信件的一种更方便的方式。如果以随意的口气和不正式的方式对待,就会被人是不礼貌以及不专业的。

敢给导师发这样的邮件?你死定了~

我们给教授发的邮件肯定是很正式的。

举例

不能这样发给教授:

Hey Joan,

Do you know what the assignment is about? Can U help me?

M

嘿,琼,

你知道这个作业是关于什么的吗?你能帮我吗?

M

分析:

这封信你肯定只能发送给你的朋友而不是你的教授。

一方面,是封信的语气太过于紧密,基调太随意不正式。

其次,内容太过于模糊,到底是什么课程?什么作业?都没有说明。

再就是,就像是对话一样的口气,其实不适合放在邮件里。因为邮件并不像及时对话可以及时回复。

那你要怎么做比较合适呢?

给教授发邮件的小tips:

1.使用您的学校电子邮件地址。也就是用学校的邮箱给老师发消息。

2.使用主题栏,对你的目的进行简要的概括和描述。例如“关于讲座的问题”并包括课程编号。避免提出要求,例如“需要立即响应”。

3.使用称呼,最安全的称呼方式是 “Dear Professor Jones.” 避免教授是否拥有博士学位的问题也避免太过随意(e.g., “Hey Professor”).。

4.简明扼要的正文,邮件里的信息应该清晰,有条理,简洁。

5、检查大写,标点以及拼写错误。想传达一个认真的学生的形象,就不要犯马虎。

6、及时的回复以及感谢。如果您的教授回复您的电子邮件,发送讲义或同意撰写参考文献,请务必在回复中表示感谢。

7、注意一旦发送不可撤回。一旦你发送后就不能撤回。一旦你的教授接收成功就能看到并可任意使用(比如将它转发给其他人)。学校的服务器是保存着所有已发送的电子邮件。

也请你务必注意下列问题:

给教授发邮件要避免的事:

1.不要不检查就直接发送邮件。邮件里存在低级错误是很难堪的事情。请一定要校对大小写,拼写以及标点符号。

2.不要问可以找到答案的问题。

在询问有关作业,截止日期或课程政策的问题之前,请参阅课程大纲以及您在课堂上或Sakai学习的任何课程材料,看看您是否能在那里找到答案。

3.不要指望立即做出回应。教授的工作时间安排都不一样。但二十四小时是商务电子邮件回复的标准回应时限。一般也就是这样时间内,教授会进行回复。

4.不要抱怨。如果你对成绩或课程政策有困惑,通常最好的方式是亲自去找教授交流。

如果您决定通过发送电子邮件表达自己的忧虑,请不要立即发送电子邮件。等待至少一个小时,再次阅读以检查你的表达语气,或者请朋友阅读,让他给你一个反馈,之后再决定是否发送邮件。

好啦

今天的分享就到这啦

关于和导师写邮件能写什么不能写什么?

你清楚了吗?

敢给导师发这样的邮件?你死定了~

下一次

我们再来详细说说邮件的格式,写作细节

敬请期待哦~

ref:https://learningcenter.unc.edu/tips-and-tools/emailing-professors/

https://writingcenter.unc.edu/tips-and-tools/effective-e-mail-communication/

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敢给导师发这样的邮件?你死定了~

以上

我是小E

有用的知识也是有趣的

敢给导师发这样的邮件?你死定了~

原文始发于微信公众号(EasyGPA学园):敢给导师发这样的邮件?你死定了~
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