新的一年,人人都能适用的时间管理法则,请收好!


2019~你好啊~

向2018告别~

新的一年

可不要懈怠啊~

今天

小E就要趁着大家新年的干劲,给大家安利

时间管理的20条黄金法则~

每个人一天都有24小时,

但是,

为什么有些人似乎能够充分利用当天的每一分钟?

并不是他们能让时间变慢。

而是,他们知道如何妥善管理自己的时间。

想知道如何成为时间管理大师吗?

《福布斯》的专栏作家John Rampton,

总结了20个时间管理技巧

相信你看完一定会有所收获~

John Rampton,企业家,投资者,在线营销大师和创业爱好者。在线支付公司Due和 Calendar app 创始人

1.建立时间审核机制

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在时间管理方面,第一步是找出你的时间去哪了。你可能认为您只发送了30分钟的电子邮件,但实际上这项任务每天耗费你将近一小时。

跟踪时间的最简单方法是下载RescueTime,Toggl 或 Calendar 之类的应用, 以跟踪您一周所做的所有事情。

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△RescueTime基本各平台都适用,下载地址 https://www.rescuetime.com/get_rescuetime

然后,您可以查看监控记录,以了解什么是在偷走你的时间。有了这些信息,您就可以根据情况进行适当的调整。

2.为每个任务设置时间限制

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我发现为每项任务设定一个时间限制可以防止我分心或拖延。例如,如果我想为我的博客写一篇文章,我会给自己两个小时。所以如果我早上8点开始,我会尝试在上午10点之前写完。

在某种程度上,它变成了游戏。

由于我在任务和活动之间放置缓冲区,如果我没有按时完成任务,我仍然可以继续工作,而不会浪费在为其他事情保留的时间上。

3.使用待办事项列表,但不要放弃任务

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“All goals and projects are made up of smaller parts that need to be accomplished in order to achieve the goal, or complete the project. Create to-do lists for each goal and project, listing all the measurable steps that need to be accomplished,”

“所有目标和项目都由完成小的任务逐步达成大的目标。为每个目标和项目创建待办事项列表,列出所有需要完成的可掌控的步骤,“

——William Lipovsky

给自己定上一个个小目标,除了让你专注,这也会激励你,因为你能够看到你已经取得的成就,以及剩下的成就。

不要轻易打断目标~中断可能会阻止您完成任务,所以,最好一次只做一件事情,而且别让自己同时完去做太多事情。

4.提前计划

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你可能做的最糟糕的事情之一就是,你没有专注于需要做的事情,而是漫无目的地漫步并处理更多琐碎的事情。

这就是为什么你需要一天安排好第二天要做的事情:

前一天晚上。在睡觉之前,花费最后15分钟做个总结并写好明天最重要的待办事项。

早上第一件事记下今天需要解决的3到4个最紧急和最重要的事项,并在您最有效率时段进行处理。

5.早上挑战难题

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Mark Twain once said, “If it’s your job to eat a frog, it’s best to do it first thing in the morning. And If it’s your job to eat two frogs, it’s best to eat the biggest one first.”

马克吐温曾经说过,“如果吃青蛙是你的工作,那么最好早上第一时间做。如果吃两只青蛙是你的工作,最好先吃最大的青蛙。”

吐温的观点是,你应该在早上就开始你最大和最具挑战性的任务,也就是当天最重要的任务。

这种有效的时间管理技巧有几个原因。对于初学者来说,通常在早上中拥有最多的精气神。因此,当你没有筋疲力尽时,最好解决这些问题。此外,您可以使用这种成就感来度过余下的一天。

6.学习委派/外包(给别人)

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授权和外包可能会有点棘手。对于一些人来说,很难让别人做他们曾经做过的工作。对于其他人,他们没有时间训练其他人完成某些任务。

事实是,委派或外包是真正的节省时间,因为它减少了你的工作量 – 这意味着你有更多的时间花在更重要的任务上或做更少的工作。要么将责任移交给合格的团队成员,要么聘请经验丰富的自由职业者。而且,如果您决定进行内部培训,最初的投资将是值得的。

7.消除一半的工作

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“In our age of constant distraction, it’s stupidly easy to split our attention between what we should be doing and what society bombards us with,” writes James Clear.

“在这个我们注意力不断分散的时代,将我们的注意力分散在我们应该做的事情和各种狂轰乱炸的干扰之间是非常容易的。”

詹姆斯·克莱斯

“Usually we’re balancing the needs of messages, emails, and to–do lists at the same time that we are trying to get something accomplished. It’s rare that we are fully engaged in the task at hand.”

“通常我们在尝试完成某些事情的同时平衡消息,电子邮件和待办事项列表的需求。我们很少完全参与手头的任务。“

Clear将此称为“half–work半工作”,这里有几个例子;

正在撰写报告,但随意停下来无缘无故地查看您的手机

尝试了一个新的健身app,但几天后换成新程序,因为您在网上阅读了它

在通电话时,思绪会徘徊在您的电子邮件收件箱中

“无论你在哪里以及如何陷入半工作的陷阱,结果总是一样的:你从未完全参与手头的任务,你很少长时间将注意力放在任务上,而且你很有可能需要花费两倍不止的时间“Clear补充道。

Clear已经发现,克服一半的工作状态的最佳方法是隔绝任何干扰的只将精力花费在一件事情

例如,他将选择一个练习,并且只在锻炼时专注于该练习。他还会花几个小时投入一个重要的项目,但会将手机留在另一个房间。

“彻底消除干扰是我知道进入深入专注的工作状态并避免支离破碎分散精力的唯一方式”

8.改变你的日程安排

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如果你正在阅读本文,那么显然是因为您想要发现一些有用的时间管理 – 而且我非常乐意帮助您。但是,如果您正在努力进行时间管理,那么解决方案可能就像改变您的日程安排一样简单。

例如,不要在早上6:30睡觉,而是提前一小时醒来。就我个人而言,我发现上午5:15是一天中最富有成效的时间,因为它让我有时间锻炼,计划我的一天,浏览我的电子邮件,甚至可以在不受干扰的情况下完成一些杂事。

另外,请考虑在周末早些时候醒来,也可以减少您观看的电视次数。

9.在任务和总结之间留出缓冲时间

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从一个任务或汇总立即跳到下一个任务可能看起来很好地利用了你的时间,但实际上却产生了相反的效果。

我们需要时间来清理我们的思想并通过发散,冥想或白日梦来充电。毕竟,人类的大脑每次只能聚焦大约90分钟。

没有这种突破,就更难以保持专注和积极性。调度缓冲时间也可以防止延迟到下次集中。我发现任务和汇总之间的25分钟是理想的缓冲时间。

10.获得有组织的单一任务。

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美国人平均每年花2.5天寻找放错位置的物品。因此,我们每年花费超过27亿美元来更换这些物品。不要浪费你的时间和金钱,而是要有条理。

首先要有一个所有东西的固定位置,并确保将物品放回原处。随着一天结束,清理您的工作场所并创建一个文档管理系统。

并且,一件一件的来。大多数人认为多任务处理是错误放置物品的罪魁祸首。

11.遵循80-20规则

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“The Pareto Principle also known as the 80-20 rule suggests that 80% of results come from 20% of the effort put in. This is commonly used in sales as 80% of sales typically come from 20% of the customers,”

“帕累托原则也被称为80-20规则,表明80%的结果来自投入的20%。这通常用于销售,因为80%的销售额通常来自20%的客户,”

Renzo Costarella

当涉及到如何管理你的时间时,这个原则也可以适用。80%的结果来自20%的行动。

Renzo建议您先从每天的日程安排或待办事项列表中查看。为了简单起见,尝试完成您需要完成的五项任务。使用该原则,您可以消除列表中的大多数项目。起初可能会觉得不自然,但这会使你在最重要的任务上加大投入精力。

12.使用在线日历

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日历长期以来一直是时间管理的基本工具。但是,在线日历已将此提升到了一个新的水平。这是因为您可以从多个设备访问它,轻松安排会议和约会,设置提醒,创建时间块以及安排重复发生的事件。

就个人而言,我使用谷歌日历。我认为这是最好的。但Outlook和Apple Calendar也运行良好。

13.停止完美

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当你是一个完美主义者时,没有什么比这更糟糕了。这意味着你将一遍又一遍地回到同一个任务。您认为您的一天会如此富有成效?

所以,不要完美。它不存在。尽力而为,继续前进。

14.只要说“不”

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我知道你不想让任何人心烦意乱。但你只能处理这么多。

如果您已经有一个完整的计划,那么拒绝晚餐邀请或拒绝给你的同事帮忙,直到您有空余时间。

15.养成关键的习惯

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“ 习惯的力量 ”一书的作者查尔斯·杜希格(Charles Duhigg)创造了“关键习惯 ”一词。但是,他们是什么?

简单地说,它们是可以改变生活的习惯,例如锻炼,跟踪你吃的东西,开发日常生活和冥想。

这些习惯取代了坏习惯,并关联起其他良好习惯。因此,您将更健康,更专注,更适合管理您的时间。

16.不要浪费时间等待

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我会说实话。我受不了等待。这不是我不耐烦。只是我知道这是时候可以更好地花在其他地方。

然而,我没有浪费这些时间,而是找到了充分利用它的方法。例如,坐在候诊室里,我会读一本鼓舞人心的书,听播客,或者为即将发布的博客文章做蓝图。

17.远程办公

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你知道美国平均通勤时间超过26分钟吗?更糟糕的是,日常通勤时间越来越长。添加准备工作所需的时间,您可以轻松查看上下班浪费的时间。

虽然每项工作都不可能,但每周两次远程办公可以最终为您节省数小时。

18.寻找灵感。

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当我拖延时,我使用鼓舞人心的来源,如TED演讲或传记。这是一种重新点燃火焰的简单方法,让我有动力并重新回到正轨。

19.将类似的任务批处理

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当您有相关工作时,将它们一起批处理。例如,请勿全天接听电子邮件和电话。安排特定时间来处理这些任务。

原因?不同的任务需要不同类型的思考。通过将相关任务一起批处理,您的大脑不会切换状态 – 这意味着您可以减少重新定向的时间。

20.少做点

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Doing less并不意味着“少即是多”。这意味着“less is better。”这是通过减少,意识到需要做什么,并专注于那些事情。因此,您将创造更多价值,而不仅仅是完成它。