给导师的邮件到底该怎么写?最强科普!


来来来

接着上篇 敢给导师发这样的邮件?你死定了~

我们继续来说说邮件该怎么发

也就是具体的实操环节啦

安心

本篇

依旧

小白级别零基础科普

超全面~

给导师的邮件到底该怎么写?最强科普!

0

认识邮件界面

首先,自然是真正零基础的功能介绍了

给导师的邮件到底该怎么写?最强科普!

给导师的邮件到底该怎么写?最强科普!

△ 这是小E截的一个outlook的发送邮件界面

为的防有的同学一次邮件都没发过

不太清楚邮箱界面的各个功能

(知道的同学此段可略)

附件:

简单来说就是附加文件,原则上是不局限格式所有文件均可附加,outlook的附件大小一般限制为20M,最大为2GB。具体视邮箱不同,限制不一。

给导师的邮件到底该怎么写?最强科普!

抄送&密送:

简单来说,抄送好比@,密送好比私信

打个比方:

如果A 发送邮件给B、C,抄送给D、E,密送给F、G,那么:

B、C、D、E、F、G都能收到这封邮件。

B知道这是A发送给他和C的邮件,并且抄送给了D、E,但不知道密送给了F、G。

D知道这是A发送给B、C的邮件,并且抄送给了他和E,但也不知道密送给了F、G。

F知道这是A发送给B、C的邮件,并且抄送给了D、E,密送给了他,但不知道同时还密送给了G。

——例子来自百度百科

主题栏:

类似邮件的“标题”,没点开邮件前会看到的内容。所以主题栏要简要概括提要邮件的主题和内容,方便对方了解信息。

正文:

就是点开邮件可以看到的内容啦,可以插入图片以及简单排版编辑。(应该不用多说)

发出来的效果示意如图~

给导师的邮件到底该怎么写?最强科普!

△ 截图来自outlook官网示例

嗯,啰嗦完毕

给导师的邮件到底该怎么写?最强科普!

1

电子邮件主题该怎么写?

一封邮件最重要的部分莫过于“主题”了

你们可以看下邮箱的界面

打开邮箱阅读邮件时,

第一眼看到的就是邮件的主题

正文只能显示开头很少的一部分

那对于收件人来说,

想要快速了解查找邮件内容最简单的方法

就是看“主题”

一封封点查看那就太麻烦了

给导师的邮件到底该怎么写?最强科普!

所以,一封邮件最好添加“主题”

方便收件人了解邮件大概

也方便吸引收件人点开你的邮件

给导师的邮件到底该怎么写?最强科普!

△ 可不是做标题党哦~

你需要的做的就是列关键词

时间 地点 人物 事件 对象 目的

像“Hi”这样的无实际意义的词就不要发了

特别注意:

英文邮件的主题最好不超过35个字母

将位于句首的单词和专有名词首字母大写

简短简洁直观,就是英文邮件主题的要点

给老师的邮件主题该怎么写:

Include your class and what the email is specifically regarding in the subject

包括你的课程名以及具体内容

*除此之外,你的正文里

应该包括你的全名,年级班级,课程名

举例

示范:

Janie Daniels, MWF 8:30-9:20 a.m. Division 0006

Subject: CPT 141: Project 3 Proposal

2

问候、结束语和署名

还记得以前写信的开头都要写称谓,结尾都要署名吗?

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电子邮件也不例外。

1、问候&开场白

在正文开始前,先要打招呼。这个不能太随意,越常见的,越保险:

1、通常的称呼方式举例:

Dear Professor Smith,(亲爱的史密斯教授,)

Hello, Ms. McMahon,(你好,麦克马洪女士,)

Hi, Mary Jane,(嗨,玛丽珍,)

特注,并不是所有的教授都是博士,如果你并不清楚,用Professor比用PhD要保险。

2、如果你不知道收件人的名字,或者如果收件人是针对不同的群体,尝试用一些通用的较礼貌的问候方式,如:

To whom it may concern,(敬启者,)

Dear members of the selection committee,(亲爱的评选委员会成员,)

Hello, everyone(大家好,)

2、结束语

结尾祝福语是一种基本礼貌

1、常见的结束祝福语:

Thank you,(谢谢,)

Best wishes,(最好的祝愿,)

See you tomorrow,(明天见)

Regards,(问候,)

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△ Grammarly上12种最常见的结束语

2、对于一个正式的邮件,例如:申请工作,请使用商业邮件中通用的结束语,例如:

Sincerely,(此致)

Respectfully yours,(肃然,)

3、署名

署名,告诉收件人这封信是谁写的。请务必在邮件末尾注明你的姓名。

如果你不了解你的收件人,你也可以把你的职位和所在单位名称包括在内。

你可以这样署名:

Mary Watkins

Senior Research Associate

Bain and Company

贝特和公司 高级研究员玛丽沃特金斯

Joseph Smith

UNC-CH, Class of 2009

约瑟史密斯

UNC-CH,2009级

3

正文的写作

邮件不适合长篇大论,其次由于其不具备隐私性,在措辞以及语言表达上最好慎重严谨。把握住这关键的两点,写邮件就有底了。

1、基本的注意事项

1、注意语气,更加平和委婉积极向上

可别认为语气不重要。

打个比方

When I complete the assignment

If I complete the assignment


当我完成作业

如果我完成了作业

你觉得哪一句语气更好些?

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太过随意,或者 语带讽刺,简直就是灾难。

别忘了哦,发出去的邮件,就收不回了,你的挖苦讽刺将会作为呈堂公证,

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所以,请使用更积极的表达和口气。

避免使用否定词,比如- 以“un,non或ex”开头或以“less”结尾的单词

仅在适当时使用微笑,眨眼;-)和其他图形符号

使用缩写来增加友好的语气

2、内容尽量简短简洁

最好保证内容简短简洁,不要超过一个屏幕长度。

要是写电子邮件也写的和本篇图文一样长,那肯定不行啦

给导师的邮件到底该怎么写?最强科普!

还有一个排版小技巧,一段话不要超过3~5行,阅读会比较舒适。如果你的段落比较长,最好分分段。

字体不要花里胡哨,使用一般的字体Arial就可以了。

避免过度使用粗体和斜体,这会使电子邮件看起来混乱。

不要用全都大写字母书写; 这在电子邮件中是表现愤怒或过度兴奋的。

说完了大的方面

我们要谈细节啦

给导师的邮件到底该怎么写?最强科普!

△ Illustration by Melissa Ling. © The Balance, 2018

你在写完邮件后,可以按照上表进行校对检查

同时注意下,下方一些措辞上的注意事项

2、要避免和注意使用的词句

1、避免陈词滥调

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△ 避免这些用烂的词句

2、要避免重复使用的词语

给导师的邮件到底该怎么写?最强科普!

△ grammarly上最常重复的词语

3、避免滥用感叹号!

给导师的邮件到底该怎么写?最强科普!

△ 电子邮件中使用感叹号时最常用的句子和单词

3、添加附件

给导师的邮件,经常会要附带我们的作业或者其他资料。那在发送前,也要注意:

发送附件时,请在邮件正文中注明文件名,格式(可能还包括文件版本)

Attached: “Project3Proposal.doc” This file is in Microsoft Word 2007.

最好以富文本格式(rtf)或可移植文档格式(pdf)发送文件以确保兼容性。

给导师的邮件到底该怎么写?最强科普!

一封标准的给导师的邮件示例:

给导师的邮件到底该怎么写?最强科普!

你好, Jones教授,

星期四的ENGL 101课,我有一个有关下周二的论文作业的问题。我不理解提示中的以下句子的含义:

“关于主张支持或反对要求所有UNC的新生选修ENGL 101,写一篇10页的论文,并为你的观点提供提供合适的论据。”

我不确定什么样的论据是合适的论据,使用3个文献支持可以吗?

我能在明天下午2点到您的办公室与您讨论我的问题吗?您那个时间段方便吗?如果不方便的话,我也可以在周五的1点之后找您。

非常感谢。

Tim Smith

关于怎么给导师写电子邮件?

你会了吗?

给导师的邮件到底该怎么写?最强科普!

ref:

https://www.grammarly.com/blog/email-writing-tips/

https://www.thebalancecareers.com/how-to-write-and-send-professional-email-messages-2061892


Effective Email Communication

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